Consultation : téléphonie TEAMS
Contexte
Depuis le 1er janvier 2023, la Mission Locale Métropole Sud, la Maison de l’Emploi Métropole Sud et le SIAME ont fait le choix de fusionner au sein de l’association IMPULSIONS Métropole Sud.
Cette nouvelle organisation territoriale nous permet plus d’agilité face aux besoins des publics jeunes et adultes, des demandes des entreprises et au regard des politiques publiques.
Procédure de consultation
Cette consultation est adressée à des entreprises ciblées par la structure. Elle reste néanmoins ouverte à tout prestataire non directement sollicité, souhaitant y répondre.
Les prestataires souhaitant répondre à la présente consultation sont invités à rédiger une proposition précisant :
– Leurs champs et modalités d’intervention dans le cadre de la prestation,
– Le coût détaillé (matériels, prestation), ainsi que le financement en location sur 3 ans avec rachat à terme du contrat,
– Un calendrier prévisionnel de livraison des solutions proposées.
Les réponses sont à adresser au siège d’Impulsions Métropole Sud :
– Avant le 6 février 2025 dernier délai,
– A l’attention de Mr Marcel CAPPON mcappon@impulsions-ms.fr et Mr Sélim BEYS sbeys@impulsions-ms.fr
Le candidat s’engagera sur une livraison complète pour le 14 avril 2025, pour l’intégralité du lot.
Le choix du prestataire portera sur la qualité du mémoire technique fourni au regard de la proposition financière réalisée.
Contact Technique :
Service Informatique
Mr Sélim BEYS / Technicien Helpdesk
202 bis rue Louis Braille BP3, 59790 RONCHIN
tél : 03.20.97.43.20 / 07.81.08.05.97
email : sbeys@impulsions-ms.fr
Détails de l’existant
Actuellement, Impulsions dispose de 169 téléphones et 169 numéros propres pour la gestion de ses communications (seuls 20 numéros seront à porter) pour 122 salariés (vous trouverez la liste des antennes ci-dessous). Nous utilisons une solution de téléphonie IP Centrex, où les appels sortants sont passé via une connexion SDSL.
Par ailleurs, nous avons également 14 SVI (Serveurs Vocaux Interactifs) en place, qui permettent de rediriger les appels entrants vers différents sites en fonction des absences ou de l’orientation vers les chargés d’accueil.
Cependant, dans le cadre de notre transformation digitale et de l’évolution de nos besoins de communication, nous avons décidé de migrer vers une solution full Teams pour la gestion de notre téléphonie. Nous disposons déjà d’une connexion fibre qui sera utilisée pour les appels via Teams dans le cadre de cette nouvelle solution.
Liste des sites
Site de RONCHIN (siège) :
03.20.97.43.00
202 Bis rue Louis Braille BP3 59790 RONCHIN
Site de FACHES-THUMESNIL : 03.20.62.05.93
52 rue Carnot
59155 FACHES THUMESNIL
Site de SECLIN :
03 20 32 21 54
25 rue Marx Dormoy
59113 SECLIN
Site de TEMPLEUVE :
03.20.84.19.17 Place du Général de Gaulle 59242 TEMPLEUVE
Site d’ANNŒULLIN :
03.20.58.92.47
5 rue des Coquelicots
59112 ANNOEULLIN
Site d’OSTRICOURT :
03.27.89.88.82
193 rue du Maréchal Leclerc 59162 OSTRICOURT
Site de DOUAI :
03.27.08.02.33
87 rue de la Commanderie
59500 DOUAI
Site de LOOS :
03.20.07.64.23
137 rue du Maréchal Foch
59120 LOOS
Site de WAVRIN :
03.28.16.76.79
Rue Roseaux
59136 WAVRIN
Site d’HAUBOURDIN :
03.20.10.39.95
11 rue Sadi Carnot
59320 HAUBOURDIN
Site de LA BASSEE
03.20.49.89.71
Place du Général De Gaulle
59480 LA BASSEE
Objectifs de la consultation
1. Migration vers une solution de téléphonie unifiée avec Microsoft Teams
- Moderniser l’infrastructure téléphonique d’Impulsions Métropole Sud en migrant l’ensemble des sites vers une solution de téléphonie basée sur Microsoft Teams.
- Assurer une transition fluide de l’infrastructure actuelle de téléphonie IP Centrex vers Teams, en garantissant une continuité du service pendant la migration.
- Optimiser la gestion des communications internes et externes via Teams, permettant ainsi une gestion centralisée et simplifiée des appels, conférences, messagerie vocale, etc.
2. Intégration des Serveurs Vocaux Interactifs (SVI)
- Migrer et intégrer les 15 SVI existants vers la plateforme Teams, tout en conservant les fonctionnalités actuelles (redirections, gestion des absences, accueil téléphonique, etc.).
- Adapter les flux d’appels des SVI pour garantir leur bon fonctionnement dans le nouvel environnement Teams, en assurant une gestion efficace des appels entrants selon les différents sites et services.
3. Fourniture des équipements adaptés
- Fournir et installer les équipements nécessaires pour une intégration optimale avec Teams : canaux de téléphonie, téléphones fixes certifiés Teams, casques audio professionnels.
- Assurer la compatibilité des équipements fournis avec la solution Teams, en garantissant une qualité d’appel optimale et une prise en charge des fonctionnalités avancées (transfert d’appel, messagerie vocale, conférences, etc.).
4. Optimisation de la qualité des appels et de la bande passante
- Assurer une gestion efficace des appels entrants et sortants, en optimisant l’utilisation de la bande passante de la fibre existante pour garantir la qualité des communications sur Teams.
- Mettre en place des tests de performance pour valider le bon fonctionnement des canaux d’appel et des équipements (téléphones et casques), notamment en termes de qualité de service (QoS) et de latence.
5. Formation et support technique
- Former les administrateurs et utilisateurs de la solution Teams pour une prise en main rapide et efficace de la nouvelle solution téléphonique.
- Mettre en place un suivi post-installation afin de résoudre rapidement les incidents et assurer le bon fonctionnement du système, notamment pendant la période de migration et les premiers mois d’utilisation.
6. Amélioration de la gestion des communications à distance
- Faciliter les interactions à distance pour les employés travaillant depuis différents sites ou en télétravail, en fournissant des outils et équipements adaptés (casques, téléphones Teams) pour une expérience de communication fluide et professionnelle.
Prestations attendues
La présente consultation concerne la fourniture de canaux, le matériel téléphonique (LOT 2), la fourniture de casques audio (LOT 3) et la mise en service de l’ensemble des sites d’Impulsions Métropole Sud, et de notre tenant TEAMS
(LOT 1).
Lot 1 : Installation de la solution de téléphonie Teams et migration des SVI
1. Analyse préalable :
- Réalisation d’une analyse détaillée de l’infrastructure existante (téléphonie IP Centrex, numéros, SVI, équipements) afin de garantir une migration fluide et sans interruption de service.
- Identification des besoins spécifiques liés à la configuration Teams (flux d’appels, redirections, accueil téléphonique, etc.).
2. Installation et configuration de Teams :
- Installation complète de la solution de téléphonie Microsoft Teams, y compris la configuration des canaux d’appels entrants et sortants (40 canaux).
- Activation et configuration des utilisateurs dans Teams, avec la mise en place des profils et des droits d’accès.
- Paramétrage des numéros entrants et sortants dans Teams, avec une gestion optimale des appels via la fibre.
- Mise en place des fonctionnalités de téléphonie Teams : messagerie vocale, transfert d’appels, conférences, etc.
3. Migration des 14 SVI existants :
- Reprise et migration des 14 serveurs vocaux interactifs (SVI) vers Teams, en s’assurant de la compatibilité avec la nouvelle solution. (Deux SVI sont avec des choix : 1,2,3). Les autres étant des prédécrochés pour envoyer vers un unique téléphone.
- Adaptation des scripts et des flux de gestion des appels des SVI pour maintenir les fonctionnalités existantes : gestion des absences, redirections, prise en charge des appels entrants (accueil téléphonique, routage vers des services spécifiques, etc.).
- Tests de fonctionnement des SVI migrés pour garantir leur bon fonctionnement après la mise en place.
4. Formation et documentation :
- Formation des administrateurs et des utilisateurs sur l’utilisation de Teams pour la téléphonie (gestion des appels, utilisation de la messagerie vocale, etc.).
- Documentation complète sur la configuration de Teams, les paramètres spécifiques pour les SVI et la gestion des appels.
5. Suivi post-installation :
- Mise en place d’un plan de support pour la résolution rapide de tout incident post-installation.
- Validation du bon fonctionnement de la solution avec un suivi pendant une période déterminée (ex : 1 mois après la migration).
Lot 2 : Fourniture des canaux de téléphonie et équipements compatibles Teams
1. Fourniture des canaux de téléphonie (40 canaux) :
- Mise en place de 40 canaux d’appels simultanés permettant de gérer efficacement les appels entrant et sortants via Teams.
- Appels illimités vers les numéros fixes et mobiles, en assurant une bonne gestion de la bande passante via la fibre dédiée.
2. Fourniture de 11 téléphones fixes type standard compatibles Teams (optionnel) :
- Fourniture de téléphones fixes compatibles Microsoft Teams pour les utilisateurs ayant besoin d’un appareil physique.
- Les téléphones doivent être certifiés Teams et posséder les fonctionnalités suivantes : prise en charge de la téléphonie, gestion des appels entrants et sortants, boutons de transfert, compatibilité avec les fonctionnalités de messagerie vocale.
- Installation et configuration des téléphones fixes sur le réseau de l’entreprise, avec une intégration fluide à l’infrastructure Teams.
3. Configuration des équipements et des canaux :
- Configuration des équipements (téléphones fixes, canaux, adaptateurs) pour une utilisation optimale dans le cadre de la solution Teams.
- Tests de qualité de service (QoS) et optimisation de la gestion de la bande passante pour assurer la qualité des appels via la fibre.
4. Documentation et support technique :
- Documentation sur les équipements fournis : spécifications techniques, guide d’utilisation, etc…
- Support technique pour l’installation et la configuration des équipements, avec des tests de validation pour assurer le bon fonctionnement des canaux et des téléphones.
Lot 3 : Fourniture de casques compatibles Teams
1. Sélection des casques :
- Fourniture de 130 casques professionnels dont 10 casques mono sans fils type JABRA adaptés à l’utilisation de Microsoft Teams, garantissant une qualité audio optimale pour les appels et réunions.
- Les casques doivent être certifiés Teams et offrir des fonctionnalités telles que :
- Suppression du bruit active (ANC) pour une meilleure qualité de son, même en environnement bruyant.
- Microphone à réduction de bruit pour des conversations claires.
- Compatibilité avec les appels via Teams (répondre, raccrocher, mute, etc.).
- Confort pour une utilisation prolongée (réglages ajustables, matériaux de qualité).
- Garantie et assistance : fournir des informations sur la durée de garantie, le support en cas de défaillance des casques et les conditions de remplacement.